Oversikt over hvordan du skal arrangere konferanser
Start planleggingen av konferansen i god tid og husk gjeldende frister. Bruk tilgjengelige skjemaer i arbeidet med søknaden og rapporteringen i etterkant.
Form
Før du begynner planleggingen bør du lese forbundets retningslinjer for økonomisk støtte til konferanser. Planlegg hvilken opplæringsform dere ønsker; avdelingskonferanse, regionkonferanse, konsernkonferanse eller lønnskonferanse. Arrangementet må være et opplæringstiltak, ikke et informasjonstiltak. Videre skal innholdet være organisasjonsrelatert og relevant for FLT-tillitsvalgte og medlemmer.
Målgruppe
Definer målgruppen for konferansen og hva avdelingen vil oppnå med konferansen.
Tidspunkt
Se søknadsfrister retningslinjer for økonomisk støtte for konferanser. Sett opp forslag til hvilken dato konferansen ønskes avviklet. Ha god margin i forhold til frister for avbestilling av hotell.
Konferansested
Sett opp forslag til konferansested, innhent gjerne tilbud fra flere steder. Merk dere om prisen inneholder grupperom og teknisk utstyr (prosjektor, tilgang til internett osv.). Forbundet oppfordrer til at det velges et sted som har ordnede forhold gjennom tariffavtale, og vi oppfordrer til å velge et konferansested i Norge.
AOF-avdeling
Om konferansen er i regi av AOF må du notere på søknaden hvilken AOF-forening konferansen skal registreres hos. Vi anbefaler at arrangøravdelingen (gjelder ikke avdelinger i LO Stat) inngår samarbeid med lokal AOF om det administrative arbeidet. Da tar AOF seg av kontakten og oppgjøret med hoteller, reiseregninger, registrering av deltakere m.m. Dette er regulert i en egen samarbeidsavtale mellom AOF og FLT. Forbundet sentralt registrerer alle opplæringstiltak hos AOF Norge. Det er AOF lokalt som behandler alle refusjonskrav (gjelder ikke avdelinger i LO Stat) direkte mot Forbundets OU-midler. Refusjonskrav skal derfor sendes det lokale AOF-kontoret.
Invitasjon til konferansedeltakere
Utarbeid invitasjon til målgruppen og send denne ut med klare frister for påmelding. Legg ved skjema for tapt arbeidsfortjeneste hvis dette er aktuelt.
Foreleser/veileder
Foreleser eller annen ansvarlig i forbundet sentralt må kontaktes av konferanseansvarlig i god tid og senest 14 dager før konferansen for avklaring av det praktiske opplegget. Dette er viktig da foreleser trenger tid til å foreberede seg i forhold til avdelingens program og ønskede temaer som skal gjennomgås.
Frister
Reserver plasser på konferansestedet. Sjekk hotellets avbestillingsfrister. Ofte har hotellene 6 ukers avbestillingsfrist. Få skriftlig tilbakemelding på avtalen og hva som inngår i kontrakten.
Liste over påmeldte
Når fristen for påmelding er gått ut, sendes en liste til forbundet sentralt med de påmeldtes navn og hvilken overenskomst de tilhører. Listen over påmeldte brukes bl.a. i utsendelse av materiell som overenskomster o.l. Ta kontakt med forbundet dersom det ikke er nok påmeldte til konferansen.
Praktisk gjennomføring
Orienter hotellet om hva som inngår i prisen og hva deltakerne må dekke selv (f.eks. minibar, telefon og lignende). Sørg for at alt er i orden på konferansestedet iht. spisetider, pauser, oppsett i konferanserom, antall grupperom og at det foreligger overhead, flipover, projektor, tusjer m. m. Sjekk tilgang til internett.
Økonomi
Kontroller at alle har gjort opp for seg på konferansestedet. Fyll ut forbundets skjema for refusjonskrav og send inn sammen med program, fremmøteliste, reiseregninger/-bilag og regning fra hotelloppholdet til forbundet. Gjør opp med hotell og konferansedeltakere. Refusjon av utgifter etter avholdt konferanse.
Kontakt AOF
Vi anbefaler at arrangøravdelingen (gjelder ikke avdelinger i LO Stat) inngår samarbeid med lokal AOF om det administrative arbeidet. Da tar AOF seg av kontakten og oppgjøret med hoteller, reiseregninger, registrering av deltakere m.m. Dette er regulert i en egen samarbeidsavtale mellom AOF og FLT. Forbundet sentralt registrerer alle opplæringstiltak hos AOF Norge. Det er AOF lokalt som behandler alle refusjonskrav (gjelder ikke avdelinger i LO Stat) direkte mot Forbundets OU-midler. Refusjonskrav skal derfor sendes det lokale AOF-kontoret.
Her har vi laget en oversikt over informasjon som kan være nyttig for deg som skal arrangere konferanser. Trykk på lenkene.
Retningslinjer for økonomisk støtte for konferanser og satser
