Form
Planlegg hvilken opplæringsform dere ønsker; avdelingskonferanse, regionkonferanse, konsernkonferanse eller lønnskonferanse. Arrangementet må være et opplæringstiltak, ikke et informasjonstiltak. Videre skal innholdet være organisasjonsrelatert og relevant for FLT-tillitsvalgte og medlemmer.

Målgruppe
Definer målgruppen for konferansen og hva avdelingen vil oppnå med konferansen.

Tidspunkt
Søknad om å arrangere konferanser sendes FLT sentralt innen 1. juni for høsthalvåret, og 1. desember for vårhalvåret. Sett opp forslag til hvilken dato konferansen ønskes avviklet. Ha god margin i forhold til frister for avbestilling av hotell.

Konferansested
Sett opp forslag til konferansested, innhent gjerne tilbud fra flere steder. Merk dere om prisen inneholder grupperom og teknisk utstyr (prosjektor, tilgang til internett osv.). Forbundet oppfordrer til at det velges et sted som har ordnede forhold gjennom tariffavtale, og vi oppfordrer til å velge et konferansested i Norge.

AOF-avdeling
Om konferansen er i regi av AOF må du notere på søknaden hvilken AOF-forening konferansen skal registreres hos.

Invitasjon til konferansedeltakere
Utarbeid invitasjon til målgruppen og send denne ut med klare frister for påmelding. Legg ved skjema for tapt arbeidsfortjeneste hvis dette er aktuelt.

 Foreleser/veileder
Foreleser eller annen ansvarlig i forbundet sentralt må kontaktes av konferanseansvarlig i god tid og senest 14 dager før konferansen for avklaring av det praktiske opplegget. Dette er viktig da foreleser trenger tid til å foreberede seg i forhold til avdelingens program og ønskede temaer som skal gjennomgås.

Frister
Reserver plasser på konferansestedet. Sjekk hotellets avbestillingsfrister. Ofte har hotellene 6 ukers avbestillingsfrist. Få skriftlig tilbakemelding på avtalen og hva som inngår i kontrakten.

Liste over påmeldte
Når fristen for påmelding er gått ut, sendes en liste til forbundet sentralt med de påmeldtes navn og hvilken overenskomst de tilhører. Listen over påmeldte brukes bl.a. i utsendelse av materiell som overenskomster o.l. Ta kontakt med forbundet dersom det ikke er nok påmeldte til konferansen.

Praktisk gjennomføring
Orienter hotellet om hva som inngår i prisen og hva deltakerne må dekke selv (f.eks. minibar, telefon og lignende). Sørg for at alt er i orden på konferansestedet iht. spisetider, pauser, oppsett i konferanserom, antall grupperom og at det foreligger overhead, flipover, projektor, tusjer m. m. Sjekk tilgang til internett.

Økonomi
Kontroller at alle har gjort opp for seg på konferansestedet. Fyll ut forbundets skjema for refusjonskrav og send inn sammen med program, fremmøteliste, reiseregninger/-bilag og regning fra hotelloppholdet til forbundet. Gjør opp med hotell og konferansedeltakere. Refusjon av utgifter etter avholdt konferanse.

Når avdelingene har avholdt konferanse må følgende sendes forbundet :

Rapportskjema
Program med tidsangivelser. Tidspunkter som må være med: – start og slutt alle dager – Tid for lunsj. Deltakerliste signert av alle deltakerne og arrangøravdeling/veileder. Det kan ikke gis refusjon av oppholdskostnader for deltakere som ikke har signert eller som ikke er krysset av i frammøterubrikken).

• Kopier av kvittering fra konferansestedet, inkludert alle underbilag på utgifter avdelingen ønsker refusjon for.
• Kopier av deltakernes reiseregninger og bilag. Husk å attestere reiseregningene.
• Kopier av skjemaer for dokumentasjon fra arbeidsgiver for tapt arbeidsfortjeneste for dem det gjelder.

Barnetilsyn
For deltakere som krever dette, må det vedlegges kopi av avtale mellom omsorgsperson og barnepasser. Kopier av kvitteringer for andre utgifter avdelingen ønsker refusjon for.